Deine Job-Tipps fürs Callcenter

Viele Fragen und rasch wechselnde Anliegen – der Job als Kundenbetreuer und -betreuerin im Callcenter hält die eine oder andere Herausforderung bereit. Damit du dich besser einfinden, gibt es ein paar praktische Tipps und Tricks, mit denen sich der Job besser meistern lässt. Bei Xact findest du zudem jederzeit passende Karrieremöglichkeiten im Callcenter in Essen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Beim Bearbeiten von Anfragen ist in erster Linie eine verständliche freundliche Kommunikation gefragt.
  • Ausführliche Notizen und das Priorisieren von Aufgaben helfen dabei, den Überblick zu bewahren und etwaige Unklarheiten rasch und gewissenhaft zu lösen.
Job-Tipps für Mitarbeiter im Callcenter in Essen und darüber hinaus
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Aufgaben priorisieren

Anruf, E-Mail, Meeting – was zuerst? Am besten nimmst du dir zu Beginn des Tages ein paar Minuten Zeit, in denen du die wichtigsten, abzuarbeitenden Punkte sowie zeitlich festgelegte Termine notierst. Das verleiht dem Tag Struktur und du kannst sichergehen, dass die wichtigsten Aufgaben erledigt werden.


Anrufnotizen / Anrufskript

Gerade zu Beginn deiner Tätigkeit als Kundenbetreuer oder -betreuerin können Skripte mit Standardfragen dabei helfen, Gesprächen Struktur zu verleihen und diese effizienter zu machen. Bei Unklarheiten empfehlen sich Anrufnotizen, sodass bei etwaigen erneuten Anfragen eine raschere Abwicklung ermöglicht wirkt.


Was tun bei Nichtwissen?

Du erhältst im Callcenter eine Anfrage und hast keine passende Antwort parat? Das kommt immer mal wieder vor und muss kein Problem darstellen. Idealerweise antwortest du ehrlich, dass du diese Anfrage nicht beantworten kannst und einen Kollegen oder eine Kollegin kontaktieren wirst, der beziehungsweise die mit der Materie vertraut sind.


Kommunikation mit Kunden und Kundinnen

Bei der Kommunikation mit Kunden und Kundinnen ist ein professionelles, höfliches Auftreten unerlässlich. Eine höfliche Ansprache sowie ein respektvoller Umgangston – auch bei herausfordernden Gesprächen – sind für einen Kundenbetreuer oder eine -betreuerin immer Pflicht. Berücksichtige die Kommunikationswünsche von Kunden und Kundinnen und frage für notwendige Nachfolgegespräche nach, ob Anrufe lieber vormittags oder nachmittags erfolgen sollen.


Analyse der Telefonate

Meister fallen bekanntlich nicht vom Himmel. Aus diesem Grund ist eine regelmäßige Analyse der Callcenter-Telefonate hilfreich, um etwaige Unklarheiten und Schwächen zu erkennen und die Qualität künftiger Gespräche zu optimieren


Langsame und klare Sprache

Bei Telefongesprächen erhöht sich die Sprachbarriere unter anderem durch schlechte Verbindungen oder auch laute Nebengeräusche. Entsprechend ist eine langsame und klare Sprache im Callcenter besonders wichtig. Versuche, Hintergrundgeräusche zu minimieren und sprich langsam, um etwaige Sprachbarrieren nicht durch zu rasche Konversation zusätzlich zu verstärken.


Stell die richtigen Fragen

Idealerweise solltest du alle Anfragen zuverlässig, aber auch rasch bearbeiten. Zu den wichtigsten Fragen gehören:

  • Identifikation (beispielsweise Kundennummer, Benutzername, Bestellnummer, …)
  • Anliegen (beispielsweise seit wann, bereits bekannt, vorheriger Kontaktaufnahme, …)
  • Erreichbarkeit für etwaige Kontaktversuche (beispielsweise E-Mail, Telefonnummer, bevorzugter Wochentag, …)